Privacy

PRIVACYVERKLARING – PCO

1. PCO
Partners in Congress Organisation B.V. (hierna: ‘PCO’ of ‘wij’) is een Nederlands bedrijf dat congressen in Nederland en Europa organiseert en daarover adviseert.

Wij verwerken uw persoonsgegevens als u gebruik maakt van onze dienstverlening, een door ons georganiseerd congres bezoekt of indien u onze applicaties, websites of software gebruikt. In deze privacyverklaring leggen wij u uit wanneer, waarom en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beveiligen.

2. Algemeen
Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. Als wij dat doen, dan laten wij u dat weten (als wij uw e-mailadres hebben). Toch raden wij u aan om af en toe zelf te controleren of de privacyverklaring is aangepast.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen wij en wat zijn de bewaartermijnen?
Er zijn een aantal manieren waarop wij uw persoonsgegevens kunnen verzamelen. Wij maken onderscheid tussen websitebezoekers en sollicitanten (par. 3.1), congresbezoekers (par. 3.2) of personen die werkzaam zijn bij een congressponsor of klant (par. 3.3). Hierna leggen wij u per hoedanigheid uit welke persoonsgegevens wij van u verzamelen. Onderstaande persoonsgegevens verzamelen wij rechtstreeks of ontvangen wij rechtstreeks van u, tenzij anders wordt aangegeven.

3.1 Websitebezoekers en sollicitanten

3.1.1 Het verbeteren van onze website
Om onze website te verbeteren en eventuele foutmeldingen te kunnen oplossen, verwerken wij:
• online/cookie identificatienummer
• IP-adres
• uw gebruik van onze website
• gegevens betreffende het apparaat waarvan u onze website raadpleegt

Wij bewaren deze persoonsgegevens tot 2 jaar na het verzamelen daarvan.

3.1.2 Het beveiligen van onze website
Om onze website adequaat te beveiligen, verwerken wij:
• gebruikersnaam en wachtwoord
• IP-adres
• device-ID
• user-ID
• besturingssysteem
• tijd, datum en plaats van login

Wij bewaren deze persoonsgegevens tot 6 maanden na het verzamelen daarvan. De inbreuk op uw privacy bij de verwerkingen onder 3.1.1 en 3.1.2 wordt zoveel mogelijk beperkt door slechts beperkt gegevens te verwerken en gegevens zoveel mogelijk te koppelen aan een identificatienummer in plaats van aan een naam.

3.1.3 Sollicitaties
Indien u bij ons solliciteert, dan verwerken wij:
• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• cv (inclusief eventuele foto)
• motivatiebrief
• communicatie
• een assessment omtrent uw capaciteiten (indien dit redelijk is gelet op uw beoogde functie)

Wij verwerken alle hierboven in 3.1.1, 3.1.2 en 3.1.3 genoemde gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. U kunt hiertegen bezwaar maken. Wij zullen uw belangen dan afwegen tegen de belangen van PCO en een beslissing nemen of wij gehoor zullen geven aan uw verzoek. In onderdeel 8 leest u hoe u een dergelijk verzoek kunt indienen. Houd er rekening mee dat de website niet meer (goed) kan werken indien u onze mogelijkheid om persoonsgegevens te verwerken beperkt. Wij bewaren de persoonsgegevens met betrekking tot uw sollicitatie tot 4 weken na het afronden van de sollicitatie, tenzij u ons toestemming geeft om de gegevens 1 jaar te bewaren.

3.1.4 Communicatie met PCO
Als u contact met ons opneemt, bijvoorbeeld door ons een vraag te stellen, dan verwerken wij:
• naam
• e-mailadres
• telefoonnummer
• naam werkgever
• alle overige informatie die u in uw communicatie met ons deelt

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot 2 maanden nadat uw verzoek of vraag is afgehandeld. U bent niet verplicht om deze persoonsgegevens te verstrekken, maar indien u dat niet doet, dan kunnen wij mogelijk geen contact met u opnemen om uw verzoek of vraag af te handelen.

3.1.5 Nieuwsbrieven
Wij verwerken uw naam en e-mailadres om u de nieuwsbrief te kunnen sturen als u zich daarvoor aanmeldt tot het moment dat u zich afmeldt. U kunt uzelf op ieder moment afmelden door gebruik te maken van de uitschrijfknop onderaan de nieuwsbrief.

Wij verwerken de gegevens onder 3.1.4 en 3.1.5 met uw toestemming. Indien u deze persoonsgegevens niet verstrekt, dan heeft dit geen negatieve gevolgen voor (het kunnen gebruiken van) onze dienstverlening.

3.2 Congresbezoekers en -deelnemers
3.2.1 Financiële administratieverplichtingen
Indien u een van onze congressen bezoekt, dan kan het zijn dat u financiële transacties met ons verricht (bijv. de aankoop van een toegangsbewijs). Wij verwerken dan:
• klant-ID
• payment cluster-ID
• betaalmethode
• betaalde bedrag
• datum van betaling

Als u via een factuur betaalt, verwerken wij daarnaast:
• naam (werkgever)
• adres (werkgever)
• btw-identificatienummer
• factuurgegevens

Wij verwerken deze gegevens op grond van een wettelijke verplichting. We bewaren de financiële administratie tot 7 jaar na het jaar waarin de transactie heeft plaatsgevonden. Wij delen deze persoonsgegevens met onze accountant om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

3.2.2 Het deelnemen aan congressen en evenementen
Indien u zich aanmeldt voor een van onze congressen, dan verwerken wij:
• naam
• adres
• privé en/of zakelijk e-mailadres (o.a. voor het opnemen van contact en communiceren over de dienstverlening)
• telefoonnummer (werk en/of privé)
• titel
• functie
• bedrijfsnaam/werkgever
• afdeling
• land waar u werkzaam bent
• geslacht
• leeftijdscategorie (indien u mee wilt doen aan leeftijdsgebonden prijsvragen)
• dieetwensen
• registratienummer
• BIG registratienummer
• klant-ID
• lidmaatschapsnummer van uw vereniging (bij kortingsregelingen)
• bedragen en datums van verrichte betalingen
• betaalmethode
• bankrekeningnummer (bij gebruik van bankrekening in plaats van een betalingsprovider)
• opleidingsniveau
• werkgeschiedenis
• interessegebied
• communicatie
• registraties voor cursussen en gebeurtenissen op het congres
• alle overige persoonsgegevens die aan ons worden verschaft in het kader van onze dienstverlening
• overige persoonsgegevens die u verstrekt bij het opnemen van contact met PCO

Wij verwerken deze gegevens ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst. Voor dieetwensen is de grondslag toestemming. Wij bewaren deze persoonsgegevens tot 2 jaar nadat het congres of evenement heeft plaatsgevonden. Welke persoonsgegevens precies verwerkt worden, hangt af van het congres dat u bijwoont. Zo kan het zijn dat bij een medisch-specialistisch congres bijvoorbeeld meer informatie wordt gevraagd over uw werkhistorie of dat u uw BIG-nummer kunt delen voor het verkrijgen van accreditatiepunten. Per congres geven wij aan welke informatie wij van uw nodig hebben. De gegevens worden door u of uw werkgever aan ons verstrekt.

3.2.3 Het verbeteren van onze dienstverlening
Om onze dienstverlening te verbeteren, versturen wij een evaluatieformulier over het bezochte congres. Indien u aan het onderzoek meedoet, verwerken wij:
• naam
• e-mailadres
• (overige) ingevulde informatie bij het evaluatieformulier

Deelname aan de evaluatie is vrijwillig. Wij bewaren de persoonsgegevens tot 2 jaar na het verzamelen daarvan.

3.2.4 Nieuwsbrieven
Als u zich voor een congres aanmeldt, dan verwerken wij uw e-mailadres om u nieuwsbrieven te kunnen sturen over volgende edities van het betreffende congres.

Wij verwerken de gegevens onder 3.2.3 en 3.2.4 op basis van ons gerechtvaardigd belang. U kunt hiertegen bezwaar maken. Indien u zich afmeldt voor de nieuwsbrief door middel van de uitschrijfknop, kunnen wij u nog steeds communicatie sturen die noodzakelijk is voor de editie van het congres waarvoor u zich heeft aangemeld.

Beleid foto’s en video’s van evenementen
Op congressen kunnen foto’s en/of video’s gemaakt worden. Deze foto’s/video’s kunnen gebruikt worden op openbare websites van PCO of onze klanten, als illustratie of in nieuwsitems, verslagen, rapportages, nieuwsbrieven, gidsen, brochures, advertenties en/of social media van PCO of onze klanten. Foto’s en video’s kunnen in de Verenigde Staten verwerkt worden (o.a. door YouTube).

Wij doen ons best om foto’s te maken waarop personen niet herkenbaar zijn voor anderen. Als u niet op de foto wilt, stap dan proactief uit beeld of draai uw rug naar de camera. U kunt de fotograaf ook vragen een nieuwe foto te maken als u denkt dat u toch zichtbaar in beeld bent en dat niet wilt. Door in te schrijven voor een evenement gaat u ermee akkoord dat wij de gemaakte foto’s gebruiken. U kunt ons via info@pcopartners.nl vragen om een bepaalde foto te verwijderen.

3.3 Werknemers of contactpersonen van congressponsoren en klanten
Als u als werknemer of contactpersoon van een congressponsor of klant deelneemt aan een congres of evenement worden de gegevens verzameld zoals uitgewerkt in paragraaf 3.2.

3.3.1 Financiële administratieverplichtingen
Indien u(w werkgever) onze dienstverlening gebruikt, dan kan het zijn dat u(w werkgever) financiële transacties met ons verricht. Wij verwerken dan:
• naam (werkgever)
• adres (werkgever)
• btw-identificatienummer
• factuurgegevens

Wij verwerken deze gegevens op basis van een wettelijke verplichting. In sommige gevallen nemen wij de financiële administratie over van klanten en zorgen wij voor de uitbetaling van hun facturen. In dat geval verwerken wij (een deel van) bovenstaande gegevens. Wij bewaren facturen en de daarin vervatte persoonsgegevens tot 7 jaar na het jaar waarin de transactie heeft plaatsgevonden. Wij delen deze persoonsgegevens met onze accountant om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

3.3.2 Klantrelatiesysteem
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
• naam (werkgever)
• adres (werkgever)
• contactgegevens

Wij verwerken deze gegevens op grond van onze gerechtvaardigde belangen, zodat wij contact met u kunnen opnemen bij vragen of voor interessante kansen en evenementen. U kunt in sommige gevallen bezwaar maken tegen deze verwerking. In onderdeel 8 leest u hoe u een dergelijk verzoek kunt indienen.

4. Opslag en doorgifte van persoonsgegevens
Wij bewaren onze gegevens op servers in de EER. In een enkel geval wordt gebruikgemaakt van Dropbox en worden de gegevens dus doorgegeven naar de Verenigde Staten. Dropbox is aangesloten bij het EU-U.S. Data Privacy Framework, waardoor het treffen van aanvullende maatregelen niet nodig is.

4.1 Doorgifte voor de uitvoering en afhandeling van een congres
Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende partijen die daarbij zelfstandig als verwerkingsverantwoordelijke optreden:
• hotels en boekingskantoren: NAW-gegevens, e-mailadres
• cateraars: naam en eventuele dieetwensen
• onze klant, degene die het congres organiseert: NAW-gegevens, e-mailadres, functie, werkgever, lidmaatschapsnummer, registratienummer, land waar u werkzaam bent, werkgeschiedenis, titel, interessegebied
• standbouwbedrijven (alleen indien u contactpersoon van een congressponsor bent): NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en btw-nummer
• uitgevers van (wetenschappelijke) tijdschriften: NAW-gegevens indien u het tijdschrift fysiek wenst te ontvangen of naam en e-mailadres indien u het tijdschrift digitaal wenst te ontvangen
• congressponsoren indien u deelneemt aan hun workshops, om de kwaliteit van de workshop te kunnen waarborgen: naam, e-mailadres werkgever, land waar u werkzaam bent, werkgeschiedenis, titel, functie, interessegebied
• PE-online: BIG registratienummer

4.2 Verwerkingen door verwerkers
PCO kan derde partijen vragen om te helpen bij het verlenen van onze diensten. In dat geval kan het voorkomen dat deze derden in opdracht en onder verantwoordelijkheid van PCO uw persoonsgegevens verwerken. Deze derden worden in de privacyverklaring verder ‘verwerkers’ genoemd.

Wij maken gebruik van de volgende soorten verwerkers:
• aanbieders van opslag van (persoons)gegevens en database beheer en onderhoud;
• onderzoeksbureaus en analytische software om onze dienstverlening te verbeteren (o.a. privacy-vriendelijk ingesteld Google Analytics waardoor geen persoonsgegevens met Google gedeeld worden);
• beheerders van evaluatieformulieren;
• software voor bestandsoverdracht (WeTransfer);
• appontwikkelaars;
• hosting provider(s), en;
• beheerders van video’s en opslag daarvan (YouTube).

Wij instrueren verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen of namens ons verzamelen alleen mogen gebruiken om het verlenen van onze dienstverlening mogelijk te maken. Als u zelf aanvullende informatie aan verwerkers verstrekt buiten onze dienstverlening om, dan zijn wij hiervoor niet verantwoordelijk. Het is verstandig om uzelf goed te informeren over de verwerkers en hun bedrijven, voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

4.3 Delen met uw toestemming
Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met derde partijen als u ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld met andere partijen samenwerken om u specifieke diensten of aanbiedingen aan te bieden. Als u zich inschrijft voor deze diensten of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij uw naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met u op te nemen.

4.4 Onze wettelijke verantwoordelijkheid
Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:
1. redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
2. nodig is om op eventuele (juridische) aanspraken te reageren;
3. nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
4. nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de diensten.

Wij zullen u onmiddellijk op de hoogte stellen indien een overheidsinstantie een verzoek doet dat betrekking heeft op uw persoonsgegevens, tenzij de wet dit verbiedt.

5. Beveiliging van persoonsgegevens
PCO neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en volgt daarbij de algemeen geaccepteerde standaarden. Wij hebben in ieder geval de volgende maatregelen genomen:
- Fysieke en elektronische maatregelen die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen.
- Transmissie van gevoelige informatie of persoonsgegevens van en naar ons is versleuteld.
- Waar redelijkerwijs mogelijk worden back-ups van persoonsgegevens gemaakt.
- Gevoelige informatie wordt versleuteld opgeslagen als dat mogelijk is en de database is niet extern benaderbaar.
- Software up-to-date houden (zoals antivirusscan en besturingssysteem) en kwetsbaarheden in de software worden zo snel mogelijk aangepakt.

Wij willen u er wel op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet gegarandeerd kan worden.

6. Cookies
Onze website maakt gebruik van verschillende essentiële en analytische cookies. U kunt hier meer over lezen in onze uitgebreide cookieverklaring.

7. Links naar sites van derden
Onze websites en/of applicaties kunnen hyperlinks bevatten naar websites en diensten van derden. Deze hyperlinks zijn er voor uw gemak, maar deze websites van derden kunnen informatie over u verwerken. PCO heeft geen controle over deze websites of hun activiteiten. Als u uw persoonsgegevens verstrekt op pagina’s van derden, is PCO hierbij niet betrokken. In dat geval is de privacyverklaring van deze derde partij van toepassing. Wij raden u aan om hun privacy- en beveiligingsprocedures en hun privacyverklaring te bestuderen voordat u persoonsgegevens aan derden verstrekt.

8. Uw rechten
U heeft een aantal rechten met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens, namelijk:

Recht op inzage: Welke persoonsgegevens verwerkt PCO van u?;
Recht op rectificatie: Aanpassing of aanvulling van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;
Recht op gegevensverwijdering: Wilt u niet meer dat wij bepaalde persoonsgegevens van u verwerken? Dan kunt u ons verzoeken om bepaalde (of alle) persoonsgegevens over u te wissen. Of wij dat kunnen doen, hangt af van het verwerkingsdoeleinde en eventuele (wettelijke) bewaartermijnen.
Recht op beperking van de verwerking: Als u de juistheid van door ons verwerkte persoonsgegevens betwist, als u meent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt, indien wij de gegevens niet meer nodig hebben maar deze nog niet verwijderd kunnen worden of indien u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, kunt u ons verzoeken om de verwerking van die persoonsgegevens te beperken.
Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): Op uw verzoek kunnen wij de gegevens die wij verwerken voor het uitvoeren van de overeenkomst of op grond van uw toestemming en die digitaal verwerkt worden, overdragen aan u of een andere door u aan te wijzen partij.
Recht van bezwaar en het intrekken van toestemming: Indien wij gegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang, mag u bezwaar maken tegen de verwerking. Er volgt dan een belangenafweging tussen uw en ons belang. Indien wij gegevens verwerken op grond van uw toestemming, dan mag u die toestemming altijd intrekken.

Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerkingen.

Het uitoefenen van uw rechten
U kunt een verzoek sturen naar info@pcopartners.nl. In beginsel ontvangt u binnen 4 weken een reactie. Bovengenoemde rechten zijn niet absoluut. Wij zullen altijd een afweging maken of wij redelijkerwijs aan uw verzoek kunnen voldoen. Lukt dit niet, of zou het bijvoorbeeld ten koste gaan van de privacy van anderen, dan kunnen wij uw verzoek weigeren. Indien wij een verzoek weigeren, laten wij dit gemotiveerd weten. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u bij een schriftelijk verzoek vragen om u adequaat te identificeren.

Klacht
U kunt altijd een klacht indienen bij de toezichthouder. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/.

9. Contact
Als u vragen en/of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen via info@pcopartners.nl.

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt in Augustus 2025.